Salesforce流程Sage完整集成與CPQ

遷移到Sage Intacct的好處之一是它能夠輕鬆地與Salesforce集成。因此,允許您的運營團隊(銷售、支持、營銷、開發)在利用Sage inacct為財務團隊帶來的效率的同時,享受對他們流程的最小幹擾。

Salesforce與Intacct的整合既有非盈利版本,也有盈利版本。今天,我們將關注我們的盈利性業務,特別是使用Salesforce CPQ(配置、價格、報價)和inacct的業務如何利用Salesforce中的自動化工具來消除重複的數據輸入。

在較高的級別上,我們將介紹如何創建一個流,該流在Contract對象上默認字段,然後自動同步到inacct。為什麼?Sage inacct Advanced CRM Connector增加了在相關機會的合同上默認特定所需字段的能力。然而,這個默認功能隻有工作與點擊“創建合同”按鈕的機會。那麼,在使用CPQ時複製此功能的唯一方法是什麼呢?一個流。

Salesforce自動化背景

什麼是流?Salesforce的幫助“流程是Salesforce流程的一部分,它在你的Salesforce組織或外部係統中收集數據並執行操作。Salesforce Flow提供兩種類型的流:屏幕流和自動啟動流。”我們將把屏幕流保存到下次,但現在為了滿足您的好奇心,請了解屏幕流是一種創建自定義屏幕的方法,以便一次性從用戶那裏輕鬆收集數據。在我們的示例中,我們將使用一個自動啟動的流,在該流中我們從更新契約記錄的機會中收集數據。

為什麼流?Salesforce目前有一些自動化功能:流程構建器、工作流規則、審批流程和流程。在Dreamforce“21, Salesforce宣布最終退休工作流規則和流程構建器。所以在這篇博客中,為了防止你最終遷移到心流,我們將從一開始就使用心流。

集成概述

如果你是Salesforce/ inacct合同集成的新手,下麵是直接來自Sage inacct高級客戶關係管理幫助中心的集成工作流概述。

CPQ概論

為了實現Sage Intacct集成的目的,下麵可視化地描述了如何將引號和引號行對象包含到工作流中。

本質上,當您從一個機會創建一個報價並將其指定為“主要”時,報價行創建機會產品(在inacct中成為最終的合同行)。當引用被修改時,它們也會被更新。然後,在選中機會上的“簽約”複選框並在贏得機會後關閉機會後,在Salesforce中創建合同。(這取代了機會上的“創建契約”按鈕)。

從機會的契約中填充完整字段的流程

Intacct的集成提供了記錄機會的以下字段的能力:

  • 法案
  • 條款(收貨時到期,30日淨付款等)
  • 合同名稱
  • Intacct實體

然後這些字段也會出現,並且需要填充在合同上。

從機會到合同手動填充這些字段使我們有可能出現數據輸入錯誤。因此,讓我們將這些字段複製到具有流的契約中。同時,我們為什麼不把合同同步到inacct ?

設置流程

1.至:設置>流程自動化>流程。然後單擊“新建流程”。

2.選擇“記錄觸發流”選項並創建

3.在“Configure Start”中設置以下字段:

  • 選擇應該觸發流程的對象(機會)
  • 將觸發器配置為在創建或更新機會時運行。
  • 設置應該觸發此流程的條件。在提供的示例中,我希望在選中承包性複選框時觸發流。
  • 選擇單選按鈕以在記錄被更新且滿足需求時運行(如果關於機會的字段發生了變化,例如,條款,並且已經創建了合同,那麼我們也希望更新合同)。
  • 選擇以優化操作和相關記錄的流。我們隻需要更新合同機會被保住了。

4.接下來,選擇添加一個元素:Update Records

5.配置“更新記錄”操作如下:

  • 為動作提供一個名稱。例:從機會處更新合同中未受影響的字段
  • 選擇單選按鈕“指定識別記錄的條件,並單獨設置字段”
  • 選擇要更新的對象:Contract
  • 設置條件,以便我們隻針對這個特定的機會更新契約(而不是係統中的所有契約)。
  • 然後將要更新的契約字段(左)與要提取的機會字段(右)對齊
  • 注意,將契約上的“Sync to inacct”字段設置為“True”將觸發契約同步到inacct。

6.保存並激活!

一旦流被激活,您就可以在沙盒中進行測試了。當使用“contracting”複選框從該機會創建一個新契約時,現在將複製所有inacct字段。

接下來是什麼?

你可以教你的狗幫你勾選“簽約”複選框,這樣你就真的可以坐下來放鬆了。當他或她在檢查盒子的時候,你就擁有它們訂閱我們的博客!

有興趣了解更多關於完整合同?看看這個博客我們還會通過ASC606的討論讓你的狗睡覺。在Salesforce中使用流來實現自動化過程的幫助?或者“過程構建者的最終退休”這句話是否讓您感到了輕微的恐慌?請向你的CLA Intacct團隊

  • 商業軟件經理
  • CliftonLarsonAllen
  • 聖地亞哥,
  • 571-227-9512

Kathy Jastrzebski是CLA Intacct團隊.CLA是Intacct的首席合作夥伴,合作時間超過20年,成功實施了1000多個項目。Kathy有5年的會計經驗,以及5年Sage inacct實施經驗。除了她的會計經驗,她還熱衷於利用技術,通過係統實施來領導全球的財務團隊,以通過業務流程改進來提高部門效率。

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